Een klein jaar geleden gooide Peter Kleijnen, manager Vastgoed van toen nog woningcorporatie Huis & Erf, sinds 1 januari 2018 met Wovesto gefuseerd tot Woonmeij, het roer om. Aanbestedingen voor de laagste prijs en uitgebreide offertes ontvangen van partners met wie je als organisatie al zo lang samenwerkt, had niet langer zijn voorkeur. Hij was op zoek naar vernieuwing, het bundelen van krachten, innoveren en leren van en met elkaar.
Hij riep de vaste samenwerkingspartners bij elkaar voor een eerste brainstormsessie over ketensamenwerking. Een jaar later is hij is blij met het resultaat. “Er ligt een gedegen basis waarmee we verder kunnen. Een basis die gebaseerd is op vertrouwen”, aldus een tevreden Peter Kleijnen.
Samenwerken op basis van vertrouwen
Kleijnen kent de vastgoedwereld inmiddels op zijn duimpje, maar hij is ook bekend met de nodige dieptepunten die zowel de bouw als de corporatiewereld troffen. “Het idee voor samenwerken op basis van vertrouwen werd in die tijd geboren”, vertelt de goedlachse manager. De belangrijkste kerntaak van een corporatie is om ervoor te zorgen dat de primaire doelgroep kan wonen in een goed onderhouden woning. “Ik moet erop kunnen vertrouwen dat de werkzaamheden in de woning van de huurder goed, degelijk en volgens onze normen en waarden gebeuren. Vandaar dat Woonmeij kiest voor betrouwbare partijen.” De woningcorporatie maakt met haar ketenpartners goede afspraken over acceptabele prijzen, de kwaliteit van de uitvoering en de communicatie met bewoners. Zij vraagt de partners ook mee te denken over kostenreductie. “Samen met hen kijken we bijvoorbeeld naar de verlenging van de onderhoudscyclus.”
Woonmeij neemt het maatschappelijk ondernemen erg serieus en verbindt zich daarom graag aan regionale partijen. De woningcorporatie besteedt het werk bij voorkeur uit aan bedrijven in de directe omgeving, zodat de corporatie indirect ook een lokale werkverschaffer is. “Onze huurders zijn wellicht werknemers bij onze samenwerkingspartners, op die manier is het cirkeltje rond.” De ketenpartners van Woonmeij ondervinden de nodige voordelen van deze manier van werken. Zo delen zij zelf de onderhoudswerkzaamheden voor een jaar in, wat zorgt voor continuïteit in de planning. Daarnaast hoeven ze geen uitgebreide aanbestedingen meer te schrijven, waardoor ze meer tijd overhouden voor de werkzaamheden bij de huurder thuis.
Transparantie gevraagd
Kleijnen zette het ketenpartnerschap op samen met zijn collega Gijs van Roosmalen, projectleider Vastgoedonderhoud bij Woonmeij. “Al in een heel vroeg stadium spraken we regelmatig over de voordelen van samenwerken in een keten”, vertelt van Roosmalen. “Onze ideeën begonnen steeds vastere vormen aan te nemen en we kregen er meer en meer vertrouwen in dat dit de manier van werken is die bij onze corporatie past.” Het uitgangspunt van de samenwerking is gebaseerd op vertrouwen. Maar het vraagt ook de nodige transparantie van de samenwerkingspartners. Waar zij voorheen nog met elkaar om de tafel zaten voor een aanbestedingstraject, zitten zij nu met elkaar aan tafel om te brainstormen over de samenwerking. “We hebben al veel met elkaar bereikt het afgelopen jaar”, vervolgt hij. Zo stelden de ketenpartners met elkaar KPI’s vast waarin vastgelegd is hoe de kwaliteit op het gebied van het onderhoud en de communicatie wordt gewaarborgd, maakten ze afspraken over de planning en de verdeling van de onderhoudswerkzaamheden en tuigden ze een uitgebreid communicatieplan richting de bewoners op. “Ik ben trots op onze samenwerkingspartners en op wat we tot nu toe hebben bereikt. Ik zie deze manier van samenwerken als toekomstperspectief voor elke corporatie en onderhoudsbedrijf”, concludeert Van Roosmalen.
Leren van elkaar
Frans Brouwers van Moonen Onderhoud en Renovatie, was al jaren een vaste samenwerkingspartner van Huis & Erf. Ook bij Woonmeij behoort hij tot de ketenpartners. Brouwers is erg te spreken over de manier waarop het samenwerkingsproces wordt ingericht. “Ik ben heel blij dat wij tot de vaste partners horen. Het is een samenwerking die gestoeld is op vertrouwen in plaats van wantrouwen. We geven elkaar binnen de groep de ruimte om fouten te maken, dat is heel bijzonder in onze wereld”, vertelt hij tevreden. Brouwers is een actieve meedenker binnen de groep. Hij haalt graag voorbeelden aan uit de praktijk. Moonen Onderhoud & Renovatie werkt namelijk met meerdere corporaties in ketenverband samen. Op deze manier wordt de kracht van samenwerking bevestigd. Elke partner heeft zo zijn eigen ervaringen en brengt deze in bij de groep. “We werken met elkaar naar eenduidige werktechnieken en communicatie. Iedereen krijgt de mogelijkheid zijn idee of ervaring te delen. Op deze manier versterken we elkaar en leren we van elkaar.” Binnen de groep is er ook volop aandacht voor de duurzaamheidsopgave die er voor corporaties ligt vanuit de overheid. “Er is nog genoeg te doen”, lacht Brouwers. Maar hij ziet dit als een mooie ambitie voor zowel corporaties als onderhoudsbedrijven.
Een man een man, een woord een woord
Ook John van Balkum van Gebroeders van der Plas is zeer te spreken over de samenwerking. “Natuurlijk zijn er meer corporaties die het werken in de keten hebben ontdekt”, weet hij. “Maar deze aanpak is uniek te noemen. Deze is namelijk gebaseerd op vertrouwen, dat is wat deze manier van werken zo uniek maakt. Of zoals we in de bouw zeggen: een man een man, een woord een woord.” Van Balkum ziet de samenwerking vooral als win-win voor alle partijen. Hij doelt daarbij op de driehoek tussen de corporatie, de aannemende partij en de bewoner. De corporatie geeft veel werk uit handen aan de bedrijven, die er op hun beurt continuïteit voor terugkrijgen. En de bewoner heeft er profijt van als de werkprocessen van de werklieden eenduidig en efficiënt zijn. Wanneer we vragen naar de grootste uitdaging binnen het vak is Van Balkum duidelijk. Volgens hem kampen alle onderhoudsbedrijven op dit moment met hetzelfde probleem: het aantrekken van voldoende, vakbekwame medewerkers. “Op dit moment is dat nog niet aan de orde geweest. Maar ik ben ervan overtuigd dat wanneer een partner binnen de groep hierdoor in de problemen komt met het realiseren van de klus, dat wij als partners bereid zijn in te springen.”
Van samenwerken naar samendoen
Berrie Endevoets van Orly & Endevoets is het helemaal eens met Van Balkum. “Onze bedrijfsvisie is ‘samenwerken werkt’. Wij zijn altijd op zoek naar het delen van kennis en het ontwikkelen van nieuwe ideeën.” Wat hem betreft zou de slogan voor de samenwerkende ketenpartners mogen zijn: ‘Van samenwerken naar samendoen, zo doen we dat’. Orly & Endevoets voert voor Woonmeij specialistische werkzaamheden uit als het gaat om duurzame gevelrenovatie. “Doordat we binnen deze samenwerking zelf de spreiding van de opdrachten mogen bepalen is de continuïteit gewaarborgd. We zetten op deze manier naar eigen inzicht mankracht en materieel in. Uiteraard met de daarbij behorende budgetten”, legt Endevoets uit. Wat hij ook niet onbenoemd wil laten is dat de ketenpartners met elkaar zoeken naar de beste oplossingen binnen de werkprocessen. Het ’laaghangend fruit’ wordt snel geconstateerd en opgepakt binnen de groep. Vaak betekent dit een kostenbesparing voor de corporatie. Welke vervolgens weer gebruikt wordt ten goede van de primaire doelgroep, de bewoners. “Ik ben voorstander van het weghalen van dubbelingen. Hier kun je veel kosten mee besparen. Ga je met twee partners de wijk in voor een klus? Zorg er dan voor dat er gezamenlijke bewonerscommunicatie richting de bewoner gaat. Plaats één bouwkeet in plaats van twee afzonderlijke keten van elk bedrijf. En plaatst de ene partij toch al een steiger? Laat hem dan staan voor de ander en deel de kosten. Het zijn allemaal voor de hand liggende oplossingen. Onze taak ligt in het ontzorgen van de corporatie. Zodat Woonmeij zich vol trots een regie-corporatie kan noemen.”
Blik op de toekomst
Paul van Schaaijk, van Wits Zuid voegt daar nog een belangrijke factor aan toe. “In het laatste kwartaal van 2017 blikten we samen met de corporatie alvast vooruit op 2018 en zelfs op 2019. Dat zorgt voor enorm veel rust in de planning.” Van Schaaijk zit al jaren in het schildersvak en kwam al geruime tijd bij Huis & Erf en nu bij Woonmeij over de vloer. Hij ziet deze manier van samenwerken als een bekroning op de afgelopen jaren. “We moderniseren de bestaande relatie. Aanbesteding op prijs is niet meer van deze tijd. Een van de pijlers in het ondernemingsplan van Woonmeij is ‘Hart voor een Duurzame toekomst’. Deze manier van samenwerking is een mooi voorbeeld van verduurzaming van de relatie met de partners.” Wat Van Schaaijk ook graag wil benoemen is de goede sfeer onderling. “We bijten elkaar niet.” Integendeel. Alle partijen zitten elke vier weken bij elkaar. Elke keer is een andere partner gastheer. “We hebben zelfs elke keer iets lekkers bij de koffie”, lacht hij. Volgens Van Schaaijk zijn er nog ambities genoeg binnen de groep. Zo streven ze ernaar om in de toekomst een hoop zaken gezamenlijk geautomatiseerd te hebben. Ook zijn ze continue op zoek naar het verder uitdiepen en perfectioneren van de projecten. “We hebben een goede basis gelegd voor de toekomst”, concludeert hij tevreden. “Daarmee hebben we een voorbeeldfunctie richting anderen.”
Innovatie is het benutten van elkaars kennis
Ben van Eerd mag zich ook scharen tot de groep ketenpartners. Zijn adviesbureau, EveAdvies, richt zich met name op het adviseren van onderhoudsbedrijven en vastgoedeigenaren. Na jarenlang met Huis & Erf te hebben samengewerkt in een andere hoedanigheid werd hij januari 2017 benaderd voor structureel advies en inspecties op de werkvloer. Van Eerd is de schakel tussen de ketenpartners en Woonmeij. Ook hij is blij (zelf noemt hij zich vereerd, red) dat hij onderdeel mag uitmaken van deze groep. Woonmeij streeft ernaar dat de onderhoudspartners zelf de verantwoording nemen voor de complexen. Dit betekent dat Van Eerd de projectcontroles uitvoert en projecten oplevert voor de woningcorporatie. Toch ziet hij zichzelf niet als inspecteur, maar meer als sparringpartner voor alle partijen. “Natuurlijk voer ik mijn controlerondes uit op de werkvloer. Maar veel belangrijker nog, ik ga met de werklieden in gesprek over de techniek. Ik adviseer hen vanuit mijn betrokkenheid voor het vak.” Volgens de adviseur ontstaat er innovatie door het benutten van elkaars kennis. Natuurlijk constateert hij verschillen in de werkprocessen. “Maar door deze processen naast elkaar te zetten, leren we van elkaar en zorgen we ervoor dat de processen steeds efficiënter worden”, aldus Van Eerd. Hij noemt als voorbeeld de inrichting van de communicatie in Docufiller. Dit is een online opmaakprogramma waarmee je zelf eenduidige communicatiemiddelen maakt. “Samen met Natascha Kleyn Communicatie & Advies en de overige partners ontwikkelden we een eigen inspectieformulier en opleveringsformulier. Helemaal op maat gemaakt naar onze eigen wensen en eisen.” Van Eerd is trots op de resultaten van de groep. En waardeert Woonmeij om haar lef om op deze manier het roer om te gooien.
Aandacht voor de bewoner
Natascha Kleyn is als enige vrouw binnen de groep een waardevolle aanvulling in deze mannenwereld. “Vanuit mijn vak probeer ik de mannen uit de denkwereld van de techniek te halen. Ik neem hen mee naar de beleving van de bewoner.” Kleyn werkte zestien jaar als communicatieadviseur bij Huis & Erf. Twee jaar geleden maakte zij de keuze om haar eigen communicatieadviesbureau op te starten. Onder haar leiding zetten de ketenpartners een uitgebreide communicatieaanpak richting bewoners op. “Denken vanuit de bewoner is niet altijd vanzelfsprekend, maar wel heel hard nodig. We zijn immers bij de bewoner thuis aan het werk. Een bewoner wil weten wat de impact van de werkzaamheden is.” Elk onderhoudsproject valt of staat met goed geïnformeerde bewoners. Iedere bewoner communiceert anders en heeft andere behoeftes. Daarom was het streven van Woonmeij om samen met de ketenpartners een eenduidig communicatieproces op te zetten, zodat er voor de bewoners een herkenbare, duidelijke communicatielijn ontstaat. En dat is gelukt! Hierbij gebruiken de partners het eerdergenoemde programma Docufiller. “In dit online opmaakprogramma ontwikkelden we bijvoorbeeld een brochure, een aankondigingsbrief of afsprakenkaartje”, somt Kleyn op. Zodat elke ketenpartner op dezelfde manier communiceert met de bewoners. Het belangrijkste aandachtspunt: zet de bewoner centraal. “Kortom, we communiceren niet over de bewoner maar met de bewoner”, aldus Kleyn.
